Estratègies de transformació dels museus en l’era digital

Explorem les estratègies pràctiques que les institucions podrien utilitzar per fer les seves iniciatives de canvi més exitoses.

Computer chess.

Computer chess. Font: Wiley Wiggins.

En resposta als reptes plantejats per les forces digitals que els museus i les galeries han d’afrontar, les organitzacions i els seus membres s’han d’ajustar a noves maneres de pensar i treballar en un món que és tan físic com digital. Aquest post proporciona informació clau en les estratègies pràctiques que les institucions podrien aprendre o utilitzar per fer que les seves iniciatives de canvi siguin més eficients i exitoses.

Les tecnologies digitals han esdevingut una característica diària en la vida dels museus i han vingut per quedar-s’hi. Estan alterant el paradigma del món dels museus i aquests, com qualsevol altra organització, han de canviar el model de negoci i les estructures organitzatives, i adaptar-se de ple al panorama digital per continuar sent rellevants en la societat actual.

En l’era pre-digital, quan la informació era escassa i tenia un valor incalculable, els museus, les biblioteques i els arxius eren la força motriu de la recopilació d’informació. Durant la dècada de 1930, un augment considerable en la informació disponible va fer néixer una necessitat creixent de classificar la informació i fer-la més accessible a través de tots els mitjans disponibles. H. G. Wells i la seva noció del “cervell mundial”, “un dipòsit en el qual les idees i el coneixement són rebuts, classificats, resumits, digerits, aclarits i comparats” (citat a Ryard, 1999) va inspirar el Congrés Mundial de Documentació del 1937 a París per debatre aquests temes i decidir utilitzar microfilm com a l’instrument tecnològic més avançat en aquell moment per fer disponible la informació sol·licitada. Si avancem fins al 2013, sembla que, en aquest temps, hem trobat mitjans molt millors i més ràpids per emmagatzemar i compartir informació, més de la que qualsevol estudiós seria capaç de llegir, classificar, resumir, digerir, aclarir i comparar al llarg de la vida.

El boom d’internet en l’esfera pública durant la dècada de 1990 ha transformat i millorat radicalment l’accés a la informació dels museus sobre les seves col·leccions. Amb tot, els museus, que tradicionalment eren vistos com a temples del coneixement, ara han passat a competir amb tota la resta de proveïdors de continguts sobre temes similars. S’espera que agafin el rol de catalitzadors de converses i de difusors de la informació. Al mateix temps que les institucions s’obren als seus usuaris, les portes i les parets internes que existeixen entre els departaments s’estan reduint i esfondrant considerablement, donant als museus una gran oportunitat per aplicar els mateixos principis democràtics envers la co-creació i la cultura col·laborativa entre les seves quatre parets.

Han de transformar les institucions per a un funcionament més efectiu en l’era digital. Molts museus han reconegut que, quan es tracta del món digital, les seves organitzacions no estan fetes per això. També reconeixen cada vegada més que les estructures organitzatives tradicionals obstaculitzen el progrés merescut cap a una cultura més digital i participativa (Rogers & Seidl-Fox, 2011) i, en conseqüència, estem experimentant una tendència creixent de canvis organitzatius, que intenten transformar l’efectivitat institucional amb una dimensió digital.

Lector de microfilms, Alden Library de l'Ohio University , 1994.

Lector de microfilms, Alden Library de l’Ohio University , 1994. Font: Ohio University Libraries.

Amb tot, per on es comença aquesta transformació digital? Poseu-la en marxa definint el problema del negoci i plantejant-vos tant a vosaltres mateixos com als altres membres de la organització aquestes qüestions:

  • Què pretén aconseguir l’organització?
  • Per què necessitem la transformació digital?
  • Com pot afectar a l’organització aquest canvi?
  • Com seria aquest procés en una situació ideal?
  • Què podria anar malament?

Penseu que la transformació digital serà un canvi llarg i incremental (Luecke, 2003) i que seguir aquesta guia concisa us hauria d’assegurar que esteu en el camí correcte per transformar la vostra institució per l’era digital.

Creeu lideratge digital

El factor clau per a una transformació digital amb èxit és adquirir habilitats digitals en lideratge formant els vostres líders actuals en tècniques digitals, formant els vostres experts digitals en habilitats de gestió o creant des de zero un lloc nou de lideratge digital. Qui sigui que decideixi sobre l’ús de la tecnologia digital al museu necessita experiència digital, autoritat i nivell per establir-se com un líder digital fort.

Reconsidereu les subvencions i els procediments financers

Les subvencions per activitats digitals encara són més oportunistes i reaccionàries que no pas estratègiques i basades en les necessitats organitzatives reals dels usuaris. En la majoria dels casos, les subvencions estan destinades a projectes individuals que tenen més a veure amb les necessitats de qui atorga la subvenció que amb les prioritats organitzatives. En aquestes condicions, és pràcticament impossible marcar un calendari i un pla estratègic per a l’activitat i la producció digital. Només un canvi en els procediments financers i la inclusió de la dimensió digital en les previsions financeres anuals, a més d’altres activitats planificades, pot fer realitat el vostre desig.

Convertiu-vos en un organisme de treball en xarxa

Per aconseguir que la presència digital d’un museu tingui èxit és imprescindible prosperar en la creació d’una estructura organitzativa de treball en xarxa (Kotter, 2011), en la qual equips flexibles i multidisciplinaris treballin conjuntament per assolir objectius comuns. La interconnexió de la xarxa i l’omnipresència digital fan difícil, si no impossible, planificar l’activitat digital en organitzacions jeràrquiques tradicionals. Esforceu-vos per esdevenir una organització de treball en xarxa i veureu el món des d’una altra perspectiva.

L’estratègia digital no és imprescindible, però la planificació estratègica sí que ho és!

L’estratègia digital consisteix en aprofitar les oportunitats i gestionar les amenaces i els riscos de la digitalització i encarar-los per assolir objectius comuns de negoci. Perquè una estratègia digital que està escrita es porti a terme de manera efectiva, ha de derivar d’una estratègia organitzativa general, encara que això impliqui reescriure tota l’estratègia organitzativa global de bell nou!

Centreu-vos en l’objectiu, però escolteu el vostre públic

Feu enquestes, grups focals, proves d’usabilitat i utilitzeu analítiques digitals per centrar-vos en allò que agrada als usuaris o que els causa problemes. Centrar-vos en l’usuari i deixar que sigui ell qui us guiï implica invertir més en la investigació del públic per obtenir un coneixement valuosíssim de les motivacions, el comportament i les actituds de la gent que visita els espais físics i digitals del museu. Actueu en funció d’aquests coneixements, incorporeu-los als objectius organitzatius i esforceu-vos per crear productes i activitats digitals que els tinguin en compte.

Seguiu un full de ruta de producció digital

El document més important que els museus haurien de crear i mantenir és el seu full de ruta de producció digital. Hauria de ser un registre de totes les activitats digitals que tinguin lloc sigui quin sigui l’estat de producció en el qual es trobin. El document ajudaria a comunicar l’estat actual de producció digital en temps real i animaria els responsables de prendre les decisions a visualitzar la quantitat i el progrés de la feina en relació amb els objectius de l’organització.

Establiu objectius comuns

Abans d’incloure una nova idea en el full de ruta digital, tingueu un seguit de criteris clars basats en els principis digitals i els objectius més destacats de l’organització, així com en els seus indicadors principals de productivitat digital. Després de la visió organitzativa principal, l’aspecte més important d’un procés de presa de decisions coherent és l’establiment d’objectius organitzatius més amplis, ordenats en funció de les prioritats.

Poliu els processos de producció digital

S’haurà d’acordar, escriure i revisar un munt de documentació nova, des de manuals de sistemes de gestió de continguts i llibres d’estil fins a polítiques d’accessibilitat i moderació, i diagrames de flux de treball. Tota aquesta documentació seria la prova fefaent dels vostres nous processos i procediments.

La participació comença dins del museu

Sigui quina sigui l’estructura organitzativa, apartar-vos de la mentalitat de projectes tradicionals per apropar-vos a una producció digital holística i col·laborativa us permetrà una integració millor de les diferents activitats digitals i uns resultats més eficients i efectius.

Invertiu en el desenvolupament d’aptituds i competències digitals

La competència digital no és una aptitud bàsica del personal dels museus i per això s’ha de desenvolupar. Amb tot, l’educació digital del personal existent no hauria de ser només de tipus formatiu. Les reunions internes també són una oportunitat magnífica perquè els treballadors digitals ensenyin i expliquin als seus col·legues del museu com funciona l’aspecte digital compartint documentació de producció digital, com ara els esquemes dels webs, especificacions funcionals, diagrames de flux de treball i informes analítics. Una comunicació interna regular sobre els trets principals de l’aspecte digital de la organització, així com un programa públic de conferències, seminaris i trobades al voltant dels temes més importants ajudaria a establir una veritable cultura digital a l’organització.

Autoria i publicació editorial delegades

Els museus poden triar descentralitzar l’autoria i el contingut de publicació i implementar un model de control editorial per nivells, fent que diferents departaments siguin responsables dels seus continguts. Delegar l’autoria a través del museu podria tenir un resultat positiu en una organització gran que intenti captar públics molt diversos. Amb tot, hi ha moltes excepcions a la norma i pot ser que no funcioni per totes les institucions. Per tenir èxit, l’acció s’ha d’estar planejar estratègicament i gestionar amb molta cura.

Les tecnologies digitals són una eina poderosa. No podem oblidar, però, que l’àmbit digital no és el conductor principal de la transformació digital, sinó que el personal del museu es troba al seient del conductor i les tecnologies digitals són les passatgeres.

Referències

ARTHUR, L. «Why You Should Consider Hiring a Chief Digital Officer, And Why Now» [en línia]. Forbes, 2013.

DANA, J. C. «In A Changing World Should Museums Change?» Librarian at large. Selected writings of John Cotton Dana [en línia]. Special Libraries Association, 1926.

ICOM. Development of the Museum Definition according to ICOM Statutes (2007-1946) [en línia]. ICOM, 2007.

KOTTER, J. Hierarchy and Network: Two Structures, One Organization [en línia]. Harvard Business Review, 2011.

LUECKE, R. Managing Change and Transition: Practical Strategies to Help You lead During Turbulent Times. Boston: Harvard Business School Publishing, 2003.

McGOVERN, G. Why it’s so hard to be customer-centric. [en línia]. New Thinking blog , 2013.

LIM, M.; GRIFFITHS, G. H. ; SAMBROOK, S. Organization Structure for the Twenty First Century. Austin: Proceedings of INFORMS conference, 2010.

McGOVERN, G. Strategy & Online: How online is changing the game and the playing field for strategy development [en línia]. Customer Carewords, 2013.

RAYWARD, W.B. H.G. Wells’s Idea of a World Brain: A Critical Re-Assessment  [en línia]. Journal of the American Society for Information Science 50, 1999.

ROGERS, N; SEIDL-FOX, S. (ed.) Libraries and Museums in An Era of Participatory Culture: session report [en línia]. Institute of Museum and Library Services, 2011.

SIMON, N. The Participatory Museum. Santa Cruz: Museum 2.0, 2010.

SMITH, K.; MORRISON, A; MacDONALD, F. Leading Digital Transformation: Recommendations for Charity Chief Executives. Brighton: Cogapp, 2013.

STACK, J. (2013) «Tate Digital Strategy 2013–15: Digital as a Dimension of Everything» Tate papers [en línia]. Londres: Tate, 2013.

STANFORD, N. Guide to Organisational Design: Creating High-Performing and Adaptable Enterprises. Londres: The Economist, 2007.

STEIN, R. Blow Up Your Digital Strategy: Changing the Conversation about Museums and Technology [en línia]. San Diego: Museums and the Web, 2012.

VILLAESPESA, E.; TASICH, T. Making Sense of Numbers: A Journey of Spreading the Analytics Culture at Tate [en línia]. San Diego: Museums and the Web, 2012.

Vegeu comentaris0

Deixa un comentari

Estratègies de transformació dels museus en l’era digital